No hay dos empresas son iguales, excepto demasiadas son las mismas cuando se trata de c?mo manejan su flujo de caja saliente. ?La raz?n? En el plano estratégico, muchas empresas ver su proceso de cuentas por pagar como nada m?s que un centro de coste que no agrega ning?n valor para el negocio. Y tienes raz?n, hasta cierto punto. AP es un recurrente-centro de coste, que crece proporcionalmente con la vida de un negocio. Por lo tanto, para obtener el valor, las empresas necesitan encontrar maneras de reducir los costos asociados y hacer m?s eficiente la AP. La respuesta es la automatizaci?n y la integraci?n, y basta el asesoramiento adecuado para que all?.
Tirar el manual
De principio a fin, el proceso de AP es ineficiente: clasificaci?n, entrada de datos, aprobaciones, excepciones, reporting y correo, a menudo seguida por entrada de datos m?s. Y que no est? calculando los costos para recuperar documentos manualmente y almacenarlos en el sitio y fuera. Por lo tanto, recortar los costos de la AP por tanto como el 50% - 95% es tan simple como eliminar pasos manuales y redundantes, siempre que sea posible y deshacerse del papel que va junto con ellos.
Mediante el uso de datos de alta velocidad de captura soluci?n para recopilar, indexar y entregar informaci?n de factura entrante, una empresa puede reducir el procesamiento por d?as, mientras hace las cosas como perdidas de las facturas, pagos duplicados y las cuotas de pago finales una cosa del pasado. Todo lo cual se traduce en ahorros reales que r?pidamente pueden compensar cualquier inversi?n inicial.
Los beneficios de la automatizaci?n de AP van m?s all? de ahorros a algo s?lo preciosa para un negocio: tiempo. En el tiempo que tarda un empleado de una factura de entrada, una soluci?n de captura de alta velocidad puede procesar 120 o m?s. En el tiempo que tarda un oficinista a levantarse de sus despachos para recuperar manualmente un documento, unas pulsaciones de teclas pueden recuperar cualquier factura en su sistema, junto con las ?rdenes de compra y cualquier otra informaci?n de identificaci?n. Eso es porque en un entorno automatizado, se analizan las facturas en lotes por software que realmente aprende a diferenciar los tipos de forma diferente con el tiempo. Cada factura est? indexado con m?ltiples puntos de datos para recuperaci?n f?cil. Facturas de prioridad se mueven a la cabeza de la l?nea. Facturas con irregularidades son empujadas por examen antes de pago, y simplemente no existen errores de entrada manual de datos.
As?, la ?nica pregunta que queda es: ?por qué cualquier empresa siga ejecutando su proceso de AP manualmente?
Implementar algunos integraci?n
Cuando se a?ade a cada nivel de automatizaci?n de AP, eficiencias son ganadas liberar recursos adicionales. Pero para llegar a que nivel requiere empatar al AP proceso a las bases de datos, contabilidad y ERP sistemas que est?n en el centro de operaciones de la compa??a.
Para empresas con recursos de TI limitados, o que no est?n capacitados con tecnolog?a de administraci?n de documentos, asociarse con un integrador de sistemas experimentados, especialmente uno que est? familiarizado con su entorno de software existentes, puede ser la clave para desbloquear el m?ximo valor de sus activos de TI. Un integrador de sistemas calificados puede permitir la colaboraci?n en tiempo real entre sistemas, adem?s eliminar pasos manuales, como flujos de datos de AP libremente en sistemas de back-office. La integraci?n es el ingrediente final en la toma de cuentas por pagar m?s indolora.
Acerca de Datamation
Datamation automatiza los procesos de negocio al permitir a la imagen de sus sistemas de informaci?n. Analizar, dise?ar e implementar sistemas completos de captura, gesti?n y flujo de trabajo de im?genes hasta que obtenga m?s de su infraestructura actual. Nuestra digitalizaci?n y servicios de outsourcing adem?s eliminan gastos y procesamiento de ineficiencia. También prestamos servicio todo im?genes de equipos de centro de hardware, software y datos.
Jim Collins es el autor de este art?culo sobre automatizaci?n de cuentas por pagar.
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