Teniendo el dolor de cuentas por pagar

No hay dos empresas son iguales, excepto demasiadas son las mismas cuando se trata de c?mo manejan su flujo de caja saliente. ?La raz?n? En el plano estratégico, muchas empresas ver su proceso de cuentas por pagar como nada m?s que un centro de coste que no agrega ning?n valor para el negocio. Y tienes raz?n, hasta cierto punto. AP es un recurrente-centro de coste, que crece proporcionalmente con la vida de un negocio. Por lo tanto, para obtener el valor, las empresas necesitan encontrar maneras de reducir los costos asociados y hacer m?s eficiente la AP. La respuesta es la automatizaci?n y la integraci?n, y basta el asesoramiento adecuado para que all?.

Tirar el manual

De principio a fin, el proceso de AP es ineficiente: clasificaci?n, entrada de datos, aprobaciones, excepciones, reporting y correo, a menudo seguida por entrada de datos m?s. Y que no est? calculando los costos para recuperar documentos manualmente y almacenarlos en el sitio y fuera. Por lo tanto, recortar los costos de la AP por tanto como el 50% - 95% es tan simple como eliminar pasos manuales y redundantes, siempre que sea posible y deshacerse del papel que va junto con ellos.

Mediante el uso de datos de alta velocidad de captura soluci?n para recopilar, indexar y entregar informaci?n de factura entrante, una empresa puede reducir el procesamiento por d?as, mientras hace las cosas como perdidas de las facturas, pagos duplicados y las cuotas de pago finales una cosa del pasado. Todo lo cual se traduce en ahorros reales que r?pidamente pueden compensar cualquier inversi?n inicial.

Los beneficios de la automatizaci?n de AP van m?s all? de ahorros a algo s?lo preciosa para un negocio: tiempo. En el tiempo que tarda un empleado de una factura de entrada, una soluci?n de captura de alta velocidad puede procesar 120 o m?s. En el tiempo que tarda un oficinista a levantarse de sus despachos para recuperar manualmente un documento, unas pulsaciones de teclas pueden recuperar cualquier factura en su sistema, junto con las ?rdenes de compra y cualquier otra informaci?n de identificaci?n. Eso es porque en un entorno automatizado, se analizan las facturas en lotes por software que realmente aprende a diferenciar los tipos de forma diferente con el tiempo. Cada factura est? indexado con m?ltiples puntos de datos para recuperaci?n f?cil. Facturas de prioridad se mueven a la cabeza de la l?nea. Facturas con irregularidades son empujadas por examen antes de pago, y simplemente no existen errores de entrada manual de datos.

As?, la ?nica pregunta que queda es: ?por qué cualquier empresa siga ejecutando su proceso de AP manualmente?

Implementar algunos integraci?n

Cuando se a?ade a cada nivel de automatizaci?n de AP, eficiencias son ganadas liberar recursos adicionales. Pero para llegar a que nivel requiere empatar al AP proceso a las bases de datos, contabilidad y ERP sistemas que est?n en el centro de operaciones de la compa??a.

Para empresas con recursos de TI limitados, o que no est?n capacitados con tecnolog?a de administraci?n de documentos, asociarse con un integrador de sistemas experimentados, especialmente uno que est? familiarizado con su entorno de software existentes, puede ser la clave para desbloquear el m?ximo valor de sus activos de TI. Un integrador de sistemas calificados puede permitir la colaboraci?n en tiempo real entre sistemas, adem?s eliminar pasos manuales, como flujos de datos de AP libremente en sistemas de back-office. La integraci?n es el ingrediente final en la toma de cuentas por pagar m?s indolora.

Acerca de Datamation

Datamation automatiza los procesos de negocio al permitir a la imagen de sus sistemas de informaci?n. Analizar, dise?ar e implementar sistemas completos de captura, gesti?n y flujo de trabajo de im?genes hasta que obtenga m?s de su infraestructura actual. Nuestra digitalizaci?n y servicios de outsourcing adem?s eliminan gastos y procesamiento de ineficiencia. También prestamos servicio todo im?genes de equipos de centro de hardware, software y datos.

Jim Collins es el autor de este art?culo sobre automatizaci?n de cuentas por pagar.

Obtener m?s informaci?n, sobre factura procesado aqu?.

¿Empiezan a sentir el dolor de Quickbooks con 15 o más empleados?

QuickBooks es el paquete de software por defecto n?mero uno que due?o de un negocio nuevas compras y se instala en su PC para ayudar a administrar la contabilidad. QuickBooks es bastante prol?fica y es un buen valor para el dinero, pero s?lo es ?til mientras que el negocio es todav?a peque?o. La gente comienza a experimentar dolor cuando su empresa crece a 15 o m?s empleados.

Entonces, ?c?mo sabes si QuickBooks es asfixia su crecimiento? Aqu? hay algunos s?ntomas tempranos de un cuello de botella peligrosa.

Aqu? hay algunos s?ntomas tempranos de un cuello de botella peligrosa.

QuickBooks es el paquete de software por defecto n?mero uno que due?o de un negocio nuevas compras y se instala en su PC para ayudar a administrar la contabilidad. QuickBooks es bastante prol?fica y es un buen valor para el dinero, pero s?lo es ?til mientras que el negocio es todav?a peque?o. La gente comienza a experimentar dolor cuando su empresa crece a 15 o m?s empleados.

1. Los empleados creaci?n su propios sistemas de seguimiento independiente de QuickBooks, tales como hojas de c?lculo

Con frecuencia, los empleados empiezan a crear una multitud de otros sistemas de seguimiento independiente de QuickBooks que utiliza para administrar el negocio. Un signo cl?sico: documentos de Word y hojas de c?lculo. Una vez que tenga 15 o m?s empleados, cada persona comienza a desarrollar su propio sistema para su trabajo, lo que significa que ninguno de los empleados son siempre en la misma p?gina al mismo tiempo (para hablar) y por lo tanto, ellos son incapaces de colaborar de manera eficiente. Cada empleado desarrolla hojas de c?lculo independientes de clientes potenciales, la informaci?n de contacto de los clientes, comentarios de los clientes, una lista de productos y as? sucesivamente. Luego comienzan a enviar por correo electr?nico entre s?. Cuando esto ocurre, es una se?al de que su empresa va a experimentar dolores de crecimiento importantes y es una indicaci?n de que QuickBooks ya no es eficaz, ya que estos diversos sistemas de seguimiento son subproductos de empleados intentando "figura". No inteligentemente utilizan su tecnolog?a de la informaci?n, a menudo porque no sabe cu?ndo o c?mo usar QuickBooks o intuitivamente no piensan utilizar en primer lugar.

2. Que su empresa crece, dependen de su contador para crear la imagen financiera, pero no se puede obtener informaci?n hasta ese contador funcione su magia, que es frustrante.

Aunque puede tener QuickBooks para su negocio, podr? depender de un contador para crear la imagen financiera, pero no puede acceder a esa informaci?n hasta realmente hablando con el contador y esperando que esos n?meros a presentarse. Como resultado, se siente como demasiado trabajo para obtener claridad financiera. Tener que ponerse en contacto con el contable, especialmente cuando la informaci?n es necesario inmediatamente y no est? disponible, comienza a causar frustraci?n. Esto es un s?ntoma temprano de un cuello de botella peligrosa.

?3. Son 3 informes de ventas indicando 3 cosas diferentes? ?No conf?a en los informes?

Como una empresa, puede tener diferentes informes basados en la categor?a, venta por regi?n, cliente o cliente, tipo de producto/producto y as? sucesivamente. En teor?a, la suma de todos esos informes ser?a la misma; simplemente ser?a estar examinando la misma informaci?n por mirarlo en varias formas diferentes. Cuando su empresa ya no puede confiar en sus informes porque ninguno de ellos son coherente y no se sumar?n a los mismos resultados, se experimenta dolor.

?4. Es QuickBooks en casa en su oficina, y se sale de viaje de negocios y necesita alguien para ir a buscar la informaci?n por usted?

Puede haber compr? QuickBooks para su negocio y a menudo instalado el software en el PC de su oficina en el hogar. Esto se vuelve problem?tico si varias personas trabajan para su compa??a y s?lo pueden acceder al programa desde una sola ubicaci?n, especialmente si viaja o est? fuera de la Oficina.

?5. Es QuickBooks tomando demasiado tiempo para cargar, interpretando mal o que indica la corrupci?n de los datos?

Puede tardar hasta 20 minutos para QuickBooks cargar en un equipo, el software fue dise?ado para manejar s?lo peque?as cantidades de datos. Cuando QuickBooks comienza a ejecutarse lentamente o datos comienzan a tener problemas de corrupci?n, es otra se?al de que su negocio sobrepasan lo.

?Por qué actualizar a NetSuite?

NetSuite es un servicio de software ofrecido por internet que est? dise?ado para ayudar a las empresas cuando varias personas trabajan juntos. Todos los empleados pueden trabajar juntos y todos los elementos de su negocio pueden integrarse completamente en tiempo real. Por ejemplo: Si usted es due?o de un negocio en Nueva York y uno de sus empleados entra una venta en NetSuite de L.A., sabr? inmediatamente, ya que hay cero retraso en el acceso de la informaci?n. Ya NetSuite se basa en l?nea, funciona con exploradores en computadoras y teléfonos inteligentes por igual, aprovechar el acceso a la informaci?n desde pr?cticamente cualquier lugar que proporciona conexi?n a internet.

NetSuite es algo m?s que un servicio: se trata de una plataforma. Se puede personalizar para realizar un seguimiento de informaci?n que a?n no fue dise?ado para realizar un seguimiento. Crear hojas de c?lculo est? bien, pero como un negocio, desea que la informaci?n en el sistema central para que todos puedan ver y utilizarlo. La necesidad de hojas de c?lculo disminuye dram?ticamente con un sistema que permite que la informaci?n se comparta con toda la empresa en tiempo real. No se puede hacer eso con QuickBooks. QuickBooks no est? dise?ado para adaptarse, y por lo tanto, no es poderoso.

Personas dejan QuickBooks porque quieren libertad. Desean agregar empleados sin problemas de rendimiento y su informaci?n crucial atado o duplicados. NetSuite garantiza que la informaci?n de su compa??a es confiable y de alta integridad y coincide. Desea asegurarse de que su empresa est? en una plataforma de software que pueda crecer con lo que no tendr?s que experimentar ese dolor nunca m?s. NetSuite puede seguir personalizarse como empresa crece en funci?n de sus propias necesidades individuales, lo que la opci?n m?s l?gica cuando es el momento de actualizar de QuickBooks.

Copyright © Marty Zigman 2011

Zigman Marty, fundador de Prolecto recursos, desarrolla nuevas capacidades de ingresos al tiempo que disminuye los costos operacionales a través de la invenci?n del software de negocios. Firma de Marty ha desarrollado sistemas de comercio electr?nico escalables para empresas como Time Warner y Bank of America, que procesa m?s de $1,6 billones en ingresos de orden dentro de 12 meses. Prolecto recursos inventa con software de nube basado en suites de gesti?n completamente integrada para que los due?os de negocios pr?speros. Visite http://www.prolecto.com/ para obtener m?s informaci?n.